Vertrag zur Auftragsverarbeitung
im Rahmen des Einsatzes der MotivationsPotenzialAnalyse MPA©

Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO • Stand Mai 2018

Vereinbarung zwischen dem zertifizierten MPAexperten / der zertifizierten MPAexpertin
– Verantwortliche(r) – nachstehend Auftraggeber genannt
und der
motivation analytics UG ( haftungsbeschränkt ), Wippertstraße 10a, 79100 Freiburg im Breisgau
– Auftragsverarbeiter – nachstehend Auftragnehmer genannt.

I. Gegenstand und Dauer des Auftrags

(1) Der Auftragsverarbeiter führt im Auftrag des Auftraggebers folgende Arbeiten durch:

  • Bereitstellung einer Online-Plattform ( nachfolgend MPAsoftware )
  • hierüber Bereitstellung von elektronischen Fragebögen für Klienten des Auftraggebers,
  • Analyse und Visualisierung der ausgefüllten Fragebögen,
  • Bereitstellung und elektronischer Versand von Auswertung & ergänzenden Inhalten,
  • Bereitstellung einer „Managementoberfläche“ zur Verwaltung von Einzelzugängen und Kundengruppen,

II. Konkretisierung des Auftragsinhalts

(1) Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber sind unter I. Gegenstand und Dauer des Auftrags beschrieben.
Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.

(2) Art der Daten
Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten/-kategorien (Aufzählung/Beschreibung der Datenkategorien)

  • Zugangsdaten des Nutzers ZuD : 6stelliger Code ( Zugang zum Öffnen und Bearbeiten des Fragebogens )
  • Personenstammdaten PersD und Kommunikationsdaten: Vor-, Nachname, eMail-Adresse, Geschlecht ( Zur Analyse der Antwortdaten, Visualisierung und Erzeugung der MPAauswertung ) sowie optional weitere allgemeine Adressdaten
  • Soziometrische Daten SozD ( optional ) : Statistische Daten wie Branche / Funktion ( Diese Daten werden – getrennt von den PersD – d.h. anonymisiert zur wissenschaftlichen Begleitung und testtheoretischen Verbesserung der MPA genutzt )
  • Analyse-Daten AnD : Antworten im MPAfragebogen ( Diese Daten werden zur Erstellung der Auswertung und anschließend – getrennt von persönlichen Daten – anonym zur wissenschaftlichen Begleitung und testtheoretischen Verbesserung der MPA genutzt )

(3) Kategorien betroffener Personen
Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen:

  • Kunden und Klienten
  • Interessenten
  • Beschäftigte

III. Technisch-organisatorische Maßnahmen

(1) Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung/ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.

(2) Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen [Einzelheiten in Anlage 3].

(3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

IV. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

(1) Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

(2) Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

V. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

  • Schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Art. 38 und 39 DS-GVO ausübt.
    Als Datenschutzbeauftragter ist beim Auftragnehmer Herr Dirk Janthur (dirk.janthur@janthur.net) bestellt. Ein Wechsel des Datenschutzbeauftragten ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.
  • Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.
  • Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DS-GVO [Einzelheiten in Anlage 3].
  • Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
  • Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
  • Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
  • Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer VII. dieses Vertrages.

VI. Unterauftragsverhältnisse

(1) Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

(2) Der Auftraggeber erteilt dem Auftragnehmer die Erlaubnis Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) zu beauftragen. Die Unterauftragnehmer werden in Anlage 2 zu diesem Vertrag aufgeführt.

  • Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber, wenn Änderungen in Bezug auf Hinzuziehung oder die Ersetzung weiterer Auftragnehmer beabsichtigt sind. Der Kunde gegen derartige Änderungen Einspruch erheben.
  • Sofern nach Ablauf einer Frist von 4 Wochen ab Eingang der Information über Hinzunahme oder Änderung in einer Unterbeauftragung kein Ein­spruch seitens des Auftraggebers eingeht, gilt die Unterbeauftragung gemäß der allgemeinen schriftlichen Genehmigung als bestätigt.
  • Der Auftraggeber wird darauf achten, eine Zustim­mung nicht unbillig zu verweigern und einen Ein­spruch nicht ohne wichtigen, für den Auftragnehmer nachvollziehbaren Grund zu erheben

(3) Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.

(4) Bei einer weitere Auslagerung durch den Auftragnehmer sind sämtliche vertraglichen Regelungen in der Vertragskette sind auch dem weiteren Unterauftragnehmer aufzuerlegen.

VII. Kontrollrechte des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

(2) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

(3) Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch aktuelle Berichte oder Berichtsauszüge des Datenschutzbeauftragten.

(4) Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.

VIII. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.

  • die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen
  • die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden
  • die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen
  • die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung
  • die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde

(2) Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

IX. Weisungsbefugnis des Auftraggebers

(1) Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mind. Textform).

(2) Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

(3) Berechtigte Personen für Weisungserteilung bzw. Entgegennahme werden in Anlage 1 vom Auftraggeber und Auftragnehmer definiert

X. Anonymisierungsvereinbarung

(1) Der Auftragnehmer hat das Recht, die von dieser Vereinbarung umfassten personenbezogenen Daten zu anonymisieren und vorher die für die Anonymisierung notwendige Verarbeitung durchzuführen.

(2) Alle unter Wahrung der Anonymisierung entstandenen Daten kann der Auftragnehmer für eigene Zwecke, wie z.B. Fehlerbehebung, Qualitätssicherung, statistische Auswertungen, Benchmarking, Produktverbesserungen, Produktneuentwicklungen und weiteren Zwecken verarbeiten.

(3) Alle anonymisierten Daten können durch den Auftragnehmer auch an Dritte, vor allem verbundene Unternehmen, Forschungseinrichtungen und Verbände, unentgeltlich oder entgeltlich weitergegeben werden.

XI. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

(1) Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

(2) Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.

(3) Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

XII. Anlagen

Die diesem Vertrag beigefügten Anlagen unterliegen der Veränderung und Anpassung. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber die jeweils gültige Fassung der Anlagen zusenden. Eine aktualisierte Anlage ersetzt die vorherigen Fassungen der Anlage, der übrige Vertrag bleibt hiervon unberührt.

    Freiburg, 25.05.2018

 

Auftraggeber   Auftragnehmer

Stefan Lapenat
Geschäftsführer
motivation analytics UG
( haftungsbeschränkt )

 

 

 

Anlage 1 zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Berechtigte Personen

Nach VI. Abs. (3) der Vereinbarung zur Weisung berechtigte Person ist nur der Auftraggeber persönlich.

Meldung datenschutzrelevanter Vorfälle

Datenschutzrelevante Vorfälle gemäß V. dieser Vereinbarung sind unmittelbar nach ihrer Feststellung und ohne schuldhafte Verzögerung vom Auftragnehmer an den Auftraggeber zu melden. Hierfür ist auf Seiten des Auftraggebers innerhalb und außerhalb der üblichen Geschäftszeiten der Auftraggeber persönlich zu informieren.

Ansprechpartner beim Auftragnehmer

Als Ansprechpartner bezüglich des Datenschutzes auf Seiten des Auftragnehmers stehen die folgenden Personen zur Verfügung:

  • Stefan Lapenat, Geschäftsführung
    motivation analytics UG ( haftungsbeschränkt )
    Wippertstraße 10a, 79100 Freiburg im Breisgau
    +49 175 24 67 195, stefan.lapenat@motivation-analytics.eu
  • Dirk Janthur, Externer Datenschutzbeauftragter
    Datenschutzberatung Janthur GmbH
    Hedelfinger Straße 12, 73734 Esslingen
    +49 711 7153 0104, dirk.janthur@janthur.net

Zusätzlich / parallel ist die eMail-Adresse datenschutz@motivation-analytics.eu nutzbar.

 

Anlage 2 zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Weitere Auftragnehmer (Unterauftragnehmer)

Entsprechend Punkt VI. dieses Vertrages teilt der Auftragnehmer mit, dass folgende Unternehmen als weitere Auftragnehmer im Rahmen der Auftragsverarbeitung tätig sind:

  • Host Europe GmbH, Hansestrasse 111, 51149 Köln
    Bereitstellung des Servers im Rechenzentrum von Host Europe
    Datenschutzerklärung, Technisch und Organisatorische Maßnahmen ( TOM ) und weitere Informationen unter https://www.hosteurope.de/Dokumente/

Anlage 3 – Technisch-organisatorische Maßnahmen

1.  Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

  • Zutrittskontrolle
    Kein unbefugter Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, durch: Schlüssel
  • Zugangskontrolle
    Keine unbefugte Systembenutzung, durch: Kennwörter, automatische Sperrmechanismen, Verschlüsselung von Datenträgern;
  • Zugriffskontrolle
    Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems, durch: Berechtigungskonzepte und bedarfsgerechte Zugriffsrechte, Protokollierung von Zugriffen;
  • Trennungskontrolle
    Getrennte Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, durch: Mandantenfähigkeit;
  • Pseudonymisierung (Art. 32 Abs. 1 lit. a DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO)
    Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und entsprechende technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen;

2.  Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

  • Weitergabekontrolle
    Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen bei elektronischer Übertragung oder Transport, durch: Verschlüsselung
  • Eingabekontrolle
    Feststellung, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind, durch: Protokollierung, Dokumentenmanagement;

3.  Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

  • Verfügbarkeitskontrolle
    Schutz gegen zufällige oder mutwillige Zerstörung bzw. Verlust, durch: Backup-Strategie (online/offline; on-site/off-site), unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), Virenschutz, Firewall, Meldewege und Notfallpläne;
  • Rasche Wiederherstellbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. c DS-GVO);

4.  Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO)

  • Datenschutz-Management;
  • Incident-Response-Management;
  • Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DS-GVO);
  • Auftragskontrolle
    Keine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne von Art. 28 DS-GVO ohne entsprechende Weisung des Auftraggebers, z.B.: Eindeutige Vertragsgestaltung, formalisiertes Auftragsmanagement, strenge Auswahl des Dienstleisters, Vorabüberzeugungspflicht, Nachkontrollen.